VORES BEDSTE TIPS TIL BEDRE MØDER

Formål, mål og budget
Besvar det vigtigste spørgsmål: Hvorfor skal du holde mødet?
Hvem skal deltage i mødet?
Hvordan skal mødet se ud, og hvad er dine mål? På hvilken måde kan du knytte mødet til organisationens mål?
Skab de rigtige forventninger og tilskynd deltagerne til at forberede sig.
Sæt et rimeligt budget for mødet.

Geografisk område
Hvor langt fra kontoret kan du forestille dig at gå? Er det vigtigt  med god offentlig transport?

Mødested

Lad mødets formål, mål og budget styre, hvilket mødested der er bedst egnet. Er det et moderne mødested i byen eller et afslappet miljø tæt på naturen?
Skal der være adgang til aktiviteter, et sted for refleksion eller træningsmuligheder? Er det vigtigt, at mødestedet er miljømærket?

4. Indhold

Har du brug for en overnatning? Skal alle få deres eget værelse eller kan nogen finde på at dele?
Hvilke måltider har du brug for? En helpension inkluderer fx morgenkaffe, frokost, eftermiddagskaffe, aftensmad, overnatning og morgenmad.
Har du særlige ønsker, såsom vegetarmad til hele gruppen, eller sund kaffe?
Book en foredragsholder for at styrke dit formål eller en aktivitet, der giver både gavn og glæde for gruppen.
Vil du bringe virksomhedens værdier frem? I så fald er et forretningsspil en rigtig god idé
Vi har mange forskellige forslag til samarbejdspartnere, der styrker mødet. Kig ind på  Vores venner  for tips og ideer.

5. Mødelokale og siddepladser

Øer, stole i en cirkel, biografsæder ... hvilke siddepladser har du brug for?
Formålet med mødet spiller her en stor rolle. Borde skaber ofte forhindringer mellem deltagerne, så skal du have et beslutningsmøde eller et kreativt møde, er stole i ring et godt alternativ. Ståbord kan anbefales til alle sessioner, da deltagerne kan skiftes til at sidde og stå.
Et godt tip er at ommøblere mødelokalet i løbet af dagen, det giver ny energi og der kan skabes nye kontakter mellem deltagerne.

Har I brug for grupperum? Hvor mange pr. gruppeværelse, har de brug for specielle møbler? Mange mødesteder har offentlige arealer, der kan bruges til kortere gruppearbejde, hvilket kan være et alternativ.

Læs mere her for tips til, hvilke sessioner der egner sig til hvilke møder

6. Mødeudstyr

Hvilket mødeudstyr skal du bruge til mødet? Computerprojektor, notesbogsmateriale, mikrofon/myggenet, lydanlæg eller andet?

7. Send invitation og dagsorden ud

Lav en klar dagsorden med tid, sted og formål. Så send den sammen med invitationen i god tid til alle involverede - både foredragsholdere og deltagere og arrangører. Sæt ikke for mange punkter på dagsordenen. Kan deltagerne læse op på materialet inden? Giv plads til aktiviteter og energigivere i løbet af dagen for at give mere energi til mødet og skabe nye indtryk for deltagerne.  Medbring regelmæssige pauser  benstrækninger, om end en fem-minutters session, mellem omgangene.
Hvis deltagerne selv skal booke deres værelser, så vær tydelig med at informere om, hvordan og hvor de skal foretage deres reservation.

8. Særlig diæt

Find ud af allergier og specialkost i god tid og informer mødestedet. For eksempel er det ofte individuelt, hvad det vil sige at være vegetar. Spiser personen fisk og kylling?

9. Transportør

Kan du bruge rejsetiden på en effektiv måde?
Start for eksempel konferencen i en lejet bus, hvis I skal rejse langt, eller kør sammen, hvis de kommunale transportformer ikke er optimale. Er der parkering ved siden af? Parkering for busser ifm? Gratis eller ekstra omkostninger? Ladestolper? (Flere og flere mennesker efterspørger det).

Vi hos Skånska Möten kan selvfølgelig hjælpe dig med transport, bare giv os besked.

10. Afstem før

For at undgå afbestillingsomkostninger er det godt at tjekke detaljerne i god tid før mødet. Er deltagerantal, specialkost, mødeteknik osv. korrekt?

​

På mødedagen
Vær på stedet i god tid, test teknologien og gør det hele klar inden deltagerne kommer, så du har mulighed for at hilse på dem i døren, når de kommer. Det skaber en god følelse for deltagerne, at de bliver set.

Tænd gerne passende musik for at skabe en hyggelig stemning, når deltagerne ankommer.
Vi mennesker optager information på forskellige måder, så varier og tag hjælp af forskellige tekniske hjælpemidler: film, storskærm, whiteboards og Powerpoint. Brug gerne flere billeder end tekst. En anden måde er at bruge en mødeplanlægger, som tegner billeder i løbet af mødet.