VÅRA BÄSTA TIPS FÖR BÄTTRE MÖTEN

1. Syfte, mål och budget
Besvara den viktigaste frågan: Varför ska ni ha mötet?
Vilka ska delta på mötet?
Hur ska mötet se ut och vilka mål har ni? På vilket sätt kan ni koppla mötet till organisationens mål?
Skapa rätt förväntningar och uppmuntra deltagarna till förberedelse.
Sätt upp en rimlig budget för mötet.

2. Geografiskt område
Hur långt från kontoret kan ni tänka er att åka? Är det viktigt med bra kollektivtrafik?

3. Mötesplats

Låt mötets syfte, mål och budget styra vilken mötesplats som passar bäst. Är det en modern lokal i city eller en avslappnad naturnära miljö?
Ska det finnas tillgång till aktiviteter, plats för reflektion eller träningsmöjligheter? Är det viktigt att mötesplatsen är miljömärkt?

4. Innehåll

Behöver ni övernattning? Ska alla få var sitt rum eller kan några tänka sig att dela?
Vilka måltider behöver ni? I en helpension ingår exempelvis förmiddagsfika, lunch, eftermiddagsfika, middag, övernattning och frukost.
Har ni särskilda önskemål, exempelvis vegetarisk mat till hela gruppen, eller hälsosam fika?
Boka föreläsare för att förstärka ert syfte eller en aktivitet som ger både nytta och nöje för gruppen.
Vill ni få fram företagets värderingar? I så fall är ett företagsspel en väldigt bra idé
Vi har många olika förslag på partners som förstärker mötet. Titta in hos Våra Vänner för tips och idéer.

5. Möteslokal och sittning

Öar, stolar i ring, biosittning…vilken sittning behöver ni?
Här spelar mötets syfte en stor roll. Bord skapar ofta hinder mellan deltagarna, så om ni ska ha ett beslutsmöte eller ett kreativt möte är stolar i ring ett bra alternativ. Ståbord är att rekommendera till alla sittningar då deltagare kan varva att sitta och stå.
Ett bra tips är att möblera om i möteslokalen under dagen, dels ger det ny energi och dels kan nya kontakter mellan deltagarna skapas.

Behöver ni grupprum? Hur många per grupprum, behöver de en särskild möblering? Många mötesplatser har allmänna ytor som går bra att nyttja till kortare grupparbeten, vilket kan vara ett alternativ.

Läs mer här för tips om vilka sittningar som passar vilka möten

6. Mötesutrustning

Vilken mötesutrustning behöver ni för mötet? Dataprojektor, anteckningsmaterial, mikrofon/mygga, ljudanläggning eller något annat?

7. Skicka ut inbjudan och agenda

Gör en tydlig agenda med tid, plats och syfte. Skicka den sedan tillsammans med inbjudan i god tid till samtliga inblandade – såväl föreläsare som deltagare och arrangörer. Lägg inte alltför många punkter på agendan. Kan deltagarna läsa in sig på materialet innan? Gör plats för aktiviteter och energizers under dagen för att ge mer energi till mötet och för att skapa nya intryck för deltagarna. Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.
Om deltagarna ska boka sina rum själva så var tydlig med att informera hur och var de ska göra sin bokning.

8. Specialkost

Ta reda på allergier och specialkost i god tid och informera mötesplatsen. Det är till exempel ofta individuellt vad det är innebär att vara vegetarian. Äter personen fisk och kyckling?

9. Transporter

Kan ni nyttja restiden på ett effektivt sätt?
Exempelvis starta konferensen i en hyrd buss om ni ska åka långt, eller samåka om de kommunala transportsätten inte är optimala. Finns det parkering i anslutning? Parkering för bussar i anslutning? Fri eller tillkommer kostnad? Laddstolpar? (Fler och fler frågar efter det).

Självklart kan vi på Skånska Möten hjälpa er med transporter, säg bara till.

10. Stäm av innan

För att undvika avbokningskostnader är det bra att stämma av detaljerna i god tid innan mötet. Stämmer deltagarantalet, specialkost, mötesteknik etc?

​

På mötesdagen
Var på plats i god tid, testa tekniken och gör allt klart innan deltagarna kommer så att du har möjlighet att hälsa de välkomna i dörren när de kommer. Det skapar en bra känsla för deltagarna, att de är sedda.

Sätt gärna på lämplig musik för att skapa en trevlig stämning när deltagarna anländer.
Vi människor tar till oss information på olika sätt så variera och ta hjälp av olika tekniska hjälpmedel: film, storbild, skrivtavlor och Powerpoint. Använd gärna mer bilder än text. Ett annorlunda sätt är att använda sig av en mötesritare som ritar bilder under mötets gång.